Privacyverklaring

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens Teamwell verwerkt, waarom, hoelang en met welke dienstverleners. Het geldt voor de bezoekers van deze website, voor wie contact met ons opneemt of een demo aanvraagt, en voor de gebruikers van de Teamwell-software, van wie we de gegevens verwerken voor rekening van hun werkgever.

1. Wie zijn wij?

Teamwell wordt uitgegeven door Teamwell SRL, een vennootschap naar Belgisch recht met statutaire zetel in de Rue Chinrue 32, 4910 Theux (België), ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0788.927.526. Voor vragen over je gegevens kun je schrijven naar privacy@teamwell.co.

Afhankelijk van de gegevens speelt Teamwell een van de twee rollen die de AVG onderscheidt:

• Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van deze website, de demoaanvragen en de contactberichten, en voor de relatie met onze klanten: contracten, facturering en support.
• Verwerker voor de gegevens die onze klanten in de Teamwell-software registreren, op het web en in de mobiele app. De klant, dat wil zeggen je werkgever, is dan de verwerkingsverantwoordelijke: hij beslist waarom en hoe je gegevens worden verwerkt. Wij handelen volgens zijn instructies, in het kader van een verwerkersovereenkomst (DPA).

2. Deze website, de demo’s en de berichten

De gegevens die je ons bezorgt

• Demoaanvraag: voornaam, naam, zakelijk e-mailadres, bedrijf en aantal medewerkers, en ook je telefoonnummer en wat je graag zou zien, als je die invult. Het gekozen tijdslot maakt een afspraak aan in de agenda van een teamlid, en je ontvangt een Google Meet-uitnodiging per e-mail.
• Contactformulier: voornaam, naam, e-mailadres, onderwerp en bericht, en ook je bedrijf en telefoonnummer, als je die invult.
• E-mailverkeer: je berichten en onze antwoorden.
• Chat: de chat, rechtsonder op de pagina’s, wordt geleverd door Intercom. Hij wordt alleen geladen als je op de knop klikt. Intercom ontvangt dan je berichten, je naam en e-mailadres als je die invult, en technische gegevens: IP-adres, browser en bezochte pagina.

Technische gegevens

Om de pagina’s te tonen, ontvangt onze server het IP-adres van je toestel en technische informatie over je browser. We gebruiken het IP-adres om de formulieren te beschermen tegen misbruik: het wordt 10 minuten in het geheugen bewaard en daarna gewist.

De lettertypes, afbeeldingen en scripts van de pagina’s staan op onze servers. Alleen het script voor bezoekersstatistieken, Google Tag Manager, wordt geladen vanaf de servers van Google.

Bezoekersstatistieken

We gebruiken Google Analytics, een dienst van Google Ireland Limited, om te weten hoeveel mensen de website bezoeken, welke pagina’s ze bekijken en waar ze vandaan komen. Die statistieken helpen ons de website te verbeteren.

Het script van Google wordt op elke pagina geladen. Zolang je de cookies in de banner niet hebt geaccepteerd, plaatst het geen enkele cookie en stuurt het Google alleen signalen zonder identificatie, zoals de bekeken pagina en het type browser, voor algemene statistieken. Als je accepteert, plaatst Google Analytics zijn cookies om je browser van het ene bezoek tot het andere te herkennen.

Waarom en hoelang

3. De Teamwell-software

In de Teamwell-software is je werkgever de verwerkingsverantwoordelijke. Teamwell verwerkt je gegevens voor zijn rekening, uitsluitend volgens zijn instructies en in het kader van de verwerkersovereenkomst die met hem is gesloten. Voor vragen over deze gegevens is je werkgever je eerste aanspreekpunt, meestal de HR-afdeling.

De verwerkte gegevens

• Identificatie: naam, voornaam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer en, als je of je werkgever er een toevoegt, profielfoto.
• Professionele loopbaan: functie, afdeling, manager, datum van indiensttreding, contracttype, verlof en afwezigheden.
• Documenten: contracten, addenda, bewijsstukken van afwezigheid, met inbegrip van medische verklaringen, en andere documenten die je of je werkgever toevoegt.
• Afhankelijk van de modules die je werkgever kiest: urenregistraties en planningen, declaraties en kilometeroverzichten, leaseauto, toevertrouwd materiaal, onboardingstappen.
• Bedrijfsleven: je stemming van de dag, als je die wilt delen, je reacties, je commentaren en je antwoorden op enquêtes.
• Technische gegevens: toestelmodel, systeemversie, verbindingslogs, foutrapporten en IP-adres.

Waarom

Deze gegevens dienen om de functies te leveren die je werkgever kiest: je dossier, je documenten, tijd en afwezigheden, interne communicatie en de andere modules. Met de stemming van de dag, altijd vrijblijvend, kan je werkgever het moreel van de teams bijhouden. De technische gegevens dienen om de dienst te laten werken, te beveiligen en fouten te verhelpen.

De toestemmingen van de mobiele app

• Camera en foto’s: alleen om een profielfoto te nemen of te kiezen, of om een document toe te voegen, zoals een bewijsstuk van afwezigheid.
• Agenda: alleen om een bedrijfsevenement aan je agenda toe te voegen. De app leest je afspraken niet.
• Meldingen: om je bijvoorbeeld te laten weten dat er een nieuw bericht is of dat een verlof is goedgekeurd.

Je kunt deze toestemmingen op elk moment wijzigen in de instellingen van je telefoon.

De functies op basis van artificiële intelligentie

Sommige functies maken gebruik van AI-modellen, alleen wanneer je ze gebruikt: de assistent die HR-vragen beantwoordt, het inlezen van bewijsstukken van onkosten en van kilometeroverzichten, en het voorstel om berichten te vertalen. De assistent geeft iedereen alleen de informatie die hij of zij mag zien. De doorgegeven gegevens worden niet gebruikt om de modellen te trainen.

Hoelang

De gegevens worden bewaard zolang het contract van je werkgever loopt. Je werkgever beslist over hun verwijdering, bijvoorbeeld wanneer je het bedrijf verlaat, en bewaart de documenten die hij wettelijk moet archiveren. Aan het einde van het contract kan hij zijn gegevens exporteren, waarna ze worden verwijderd. Kopieën in de back-ups worden gewist naarmate die roteren, uiterlijk na 90 dagen.

4. Onze dienstverleners

We doen een beroep op dienstverleners die contractueel gebonden zijn en die gegevens voor onze rekening verwerken, uitsluitend voor de dienst die ze ons leveren:

• Hosting en database: Amazon Web Services en Supabase, in Duitsland, en OVHcloud, in Frankrijk, voor het beheer van de back-ups.
• E-mails en meldingen: Resend en Google Firebase Cloud Messaging.
• Artificiële intelligentie: Amazon Bedrock, in de Europese Unie, en de Gemini API van Google.
• Support en chat: Intercom, in de software en op deze website.
• Foutmonitoring en elektronische handtekening: Sentry en OKSign.
• E-mail, agenda en videovergaderingen van het team: Google Workspace, dat ook voor de demoafspraken wordt gebruikt.
• Bezoekersstatistieken van de website: Google Analytics en Google Tag Manager.
• Distributie en domeinnamen: Netlify en Cloudflare.

De volledige lijst, met de locatie van elke dienstverlener, staat op de pagina met de subverwerkers. Onze klanten worden vóór elke toevoeging of vervanging op de hoogte gebracht.

We kunnen ook gegevens meedelen wanneer de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op verzoek van een gerechtelijke autoriteit.

5. Doorgiften buiten de Europese Unie

De gegevens van de software worden in de Europese Unie gehost. Sommige dienstverleners, zoals Google, Resend of Intercom, zijn gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen er gegevens verwerken. Die doorgiften zijn geregeld volgens de AVG, door een adequaatheidsbesluit, zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework, of door de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Beveiliging

De uitwisselingen met onze servers zijn versleuteld. De gegevens en documenten zijn eveneens versleuteld en worden dagelijks geback-upt in de Europese Unie. De toegang volgt de organisatie van elke klant: iedereen ziet alleen wat hem of haar aangaat, en elke wijziging wordt bijgehouden. Bij Teamwell hebben alleen de mensen die de gegevens voor hun werk nodig hebben, er toegang toe.

Meer informatie vind je op de pagina Beveiliging & AVG.

7. Je rechten

De AVG geeft je het recht:

• om je gegevens in te zien en er een kopie van te ontvangen;
• om ze te laten verbeteren als ze onjuist of onvolledig zijn;
• om de wissing ervan te vragen;
• om de beperking van de verwerking ervan te vragen;
• om ze in een gestructureerd formaat te ontvangen, om ze aan een andere dienst door te geven;
• om bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• om een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Voor je HR-gegevens in Teamwell wend je je eerst tot je werkgever: hij is de verwerkingsverantwoordelijke en wij helpen hem je te antwoorden. Voor de andere gegevens schrijf je naar privacy@teamwell.co. We antwoorden je binnen een maand en kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.

Als je vindt dat je rechten niet worden gerespecteerd, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

8. Cookies

Deze website plaatst geen advertentiecookies en gebruikt geen knoppen van sociale netwerken. Alleen de beheeromgeving, voorbehouden aan het Teamwell-team, gebruikt de cookies die nodig zijn om in te loggen.

Bezoekersstatistieken, met je toestemming

Bij je aankomst vraagt een banner of je de cookies van Google Analytics accepteert. Ze worden alleen geplaatst als je op ‘Accepteren’ klikt. Je keuze wordt in je browser bewaard, in een lokale opslag met de naam tw-cookies, zodat we je de vraag niet opnieuw stellen.

Je kunt op elk moment van mening veranderen. Als je weigert nadat je had geaccepteerd, worden de cookies van Google Analytics gewist.

Mijn cookiekeuze wijzigen

Als je de chat opent

De chat wordt pas geladen wanneer je op de knop klikt, rechtsonder op de pagina’s. Intercom bewaart dan drie elementen in je browser, die uitsluitend dienen om de chat te laten werken: je gesprek terugvinden van pagina tot pagina en de chat beschermen tegen misbruik.

Je kunt ze op elk moment wissen in de instellingen van je browser.

9. Minderjarigen

Teamwell is een professionele dienst die zich niet richt tot personen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust gegevens over hen.

10. Wijzigingen

We kunnen dit beleid bijwerken, bijvoorbeeld wanneer we een functie of een dienstverlener toevoegen. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan de pagina. We brengen de gebruikers per e-mail of in de app op de hoogte van elke belangrijke wijziging.

11. Contact

Voor vragen over deze verklaring of over je gegevens kun je schrijven naar privacy@teamwell.co. Voor je HR-gegevens wend je je eerst tot je werkgever.