Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche Personendaten Teamwell bearbeitet, warum, wie lange und mit welchen Dienstleistern. Sie betrifft die Besucherinnen und Besucher dieser Website, Personen, die uns kontaktieren oder eine Demo anfragen, sowie die Nutzerinnen und Nutzer der Software Teamwell, deren Daten wir im Auftrag ihres Arbeitgebers bearbeiten.
Das Wichtigste
- Ihre HR-Daten: Dafür ist Ihr Arbeitgeber verantwortlich. Teamwell bearbeitet sie in seinem Auftrag, nach seinen Weisungen, und hostet sie in der Europäischen Union.
- Diese Website: keine Werbe-Cookies. Die Reichweitenmessung mit Google Analytics setzt ihre Cookies nur mit Ihrer Einwilligung. Der Chat wird nur geladen, wenn Sie ihn öffnen.
- Ihre Rechte: Schreiben Sie uns an privacy@teamwell.co oder, für Ihre HR-Daten, Ihrem Arbeitgeber.
1. Wer sind wir?
Teamwell wird von der Teamwell SRL herausgegeben, einer Gesellschaft nach belgischem Recht mit Sitz an der Rue Chinrue 32, 4910 Theux (Belgien), eingetragen in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (Banque-Carrefour des Entreprises) unter der Nummer 0788.927.526. Bei Fragen zu Ihren Daten schreiben Sie an privacy@teamwell.co.
Je nach Daten übernimmt Teamwell eine der beiden Rollen, die die DSGVO vorsieht:
- Verantwortlicher für die Daten dieser Website, der Demo-Anfragen und der Kontaktnachrichten sowie für die Beziehung zu unseren Kunden: Verträge, Rechnungsstellung und Support.
- Auftragsbearbeiter für die Daten, die unsere Kunden in der Software Teamwell erfassen, im Web und in der mobilen App. Der Kunde, also Ihr Arbeitgeber, ist dann der Verantwortliche: Er entscheidet, warum und wie Ihre Daten bearbeitet werden. Wir handeln nach seinen Weisungen, im Rahmen eines Vertrags über die Auftragsbearbeitung (DPA).
2. Diese Website, Demos und Nachrichten
Daten, die Sie uns übermitteln
- Demo-Anfrage: Vorname, Name, geschäftliche E-Mail, Unternehmen und Anzahl Mitarbeitende sowie Ihre Telefonnummer und was Sie gerne sehen möchten, falls Sie dies angeben. Der gewählte Termin erstellt einen Eintrag im Kalender einer Person aus unserem Team, und Sie erhalten per E-Mail eine Einladung zu Google Meet.
- Kontaktformular: Vorname, Name, E-Mail, Thema und Nachricht sowie Ihr Unternehmen und Ihre Telefonnummer, falls Sie diese angeben.
- Austausch per E-Mail: Ihre Nachrichten und unsere Antworten.
- Chat: Der Chat unten rechts auf den Seiten wird von Intercom bereitgestellt. Er wird nur geladen, wenn Sie auf seine Schaltfläche klicken. Intercom erhält dann Ihre Nachrichten, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, falls Sie diese angeben, sowie technische Daten: IP-Adresse, Browser und aufgerufene Seite.
Technische Daten
Um die Seiten anzuzeigen, erhält unser Server die IP-Adresse Ihres Geräts und technische Angaben zu Ihrem Browser. Wir verwenden die IP-Adresse, um die Formulare vor missbräuchlichen Übermittlungen zu schützen: Sie wird 10 Minuten gespeichert und dann gelöscht.
Schriften, Bilder und Skripte der Seiten liegen auf unseren Servern. Nur das Skript für die Reichweitenmessung, Google Tag Manager, wird von den Servern von Google geladen.
Reichweitenmessung
Wir verwenden Google Analytics, einen Dienst der Google Ireland Limited, um zu erfahren, wie viele Personen die Website besuchen, welche Seiten sie aufrufen und woher sie kommen. Diese Statistiken helfen uns, die Website zu verbessern.
Das Skript von Google wird auf jeder Seite geladen. Solange Sie die Cookies im Banner nicht akzeptiert haben, setzt es keine Cookies und übermittelt Google nur Signale ohne Kennung, etwa die aufgerufene Seite und den Browsertyp, die für Gesamtstatistiken dienen. Wenn Sie zustimmen, setzt Google Analytics seine Cookies, um Ihren Browser von einem Besuch zum nächsten wiederzuerkennen.
Warum und wie lange
| Zweck | Rechtsgrundlage | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Die Demo organisieren und nachbereiten | Vorvertragliche Massnahmen auf Ihre Anfrage | 3 Jahre nach unserem letzten Austausch, ausser Sie werden Kundin oder Kunde |
| Ihre Nachricht beantworten | Unser berechtigtes Interesse, Ihnen zu antworten | 3 Jahre nach unserem letzten Austausch |
| Ihre Fragen im Chat beantworten | Unser berechtigtes Interesse, Ihnen zu antworten | 3 Jahre nach unserem letzten Austausch |
| Die Kundenbeziehung verwalten: Verträge, Rechnungsstellung, Support | Vertragserfüllung und gesetzliche Pflichten | Vertragsdauer, danach die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungs- und Steuerbelege |
| Formulare vor Missbrauch schützen | Unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Website | 10 Minuten |
| Reichweite der Website mit Cookies messen | Ihre Einwilligung im Banner | Cookies: 2 Jahre. Statistiken: höchstens 14 Monate in Google Analytics |
3. Die Software Teamwell
In der Software Teamwell ist Ihr Arbeitgeber der Verantwortliche. Teamwell bearbeitet Ihre Daten in seinem Auftrag, ausschliesslich nach seinen Weisungen und im Rahmen des mit ihm abgeschlossenen Vertrags über die Auftragsbearbeitung. Bei Fragen zu diesen Daten wenden Sie sich zuerst an Ihren Arbeitgeber, in der Regel an seine HR-Abteilung.
Bearbeitete Daten
- Identifikation: Name, Vorname, geschäftliche E-Mail, Telefon und, falls Sie oder Ihr Arbeitgeber eines hinzufügen, Profilbild.
- Berufliche Angaben: Funktion, Abteilung, vorgesetzte Person, Eintrittsdatum, Vertragsart, Ferien und Absenzen.
- Dokumente: Verträge, Vertragsänderungen, Absenzbelege einschliesslich Arztzeugnissen sowie weitere Dokumente, die Sie oder Ihr Arbeitgeber hinzufügen.
- Je nach den von Ihrem Arbeitgeber gewählten Modulen: Zeiterfassung und Einsatzpläne, Spesen und Kilometerangaben, Geschäftsfahrzeug, überlassenes Material, Onboarding-Schritte.
- Unternehmensleben: Ihre Tagesstimmung, falls Sie sie teilen möchten, Ihre Reaktionen, Ihre Kommentare und Ihre Antworten auf Umfragen.
- Technische Daten: Gerätemodell, Systemversion, Anmeldeprotokolle, Fehlerberichte und IP-Adresse.
Warum
Diese Daten dienen dazu, die von Ihrem Arbeitgeber gewählten Funktionen bereitzustellen: Ihr Personaldossier, Ihre Dokumente, Zeiten und Absenzen, die interne Kommunikation und die weiteren Module. Mit der Tagesstimmung, die immer freiwillig ist, kann Ihr Arbeitgeber die Stimmung in den Teams verfolgen. Die technischen Daten dienen dazu, den Dienst zu betreiben, ihn zu sichern und Fehler zu beheben.
Berechtigungen der mobilen App
- Kamera und Fotos: nur, um ein Profilbild aufzunehmen oder auszuwählen oder ein Dokument anzuhängen, etwa einen Absenzbeleg.
- Kalender: nur, um einen Anlass des Unternehmens in Ihren Kalender einzutragen. Die App liest Ihre Termine nicht.
- Benachrichtigungen: um Sie zum Beispiel über einen neuen Beitrag oder die Genehmigung eines Ferienantrags zu informieren.
Sie können diese Berechtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Smartphones ändern.
Funktionen mit künstlicher Intelligenz
Einige Funktionen nutzen Modelle der künstlichen Intelligenz, und zwar nur, wenn Sie sie verwenden: der Assistent, der HR-Fragen beantwortet, das Auslesen von Spesenbelegen und Kilometerangaben sowie der Übersetzungsvorschlag für Beiträge. Der Assistent gibt allen nur die Informationen, die sie sehen dürfen. Die übermittelten Daten werden nicht zum Trainieren der Modelle verwendet.
Wie lange
Die Daten werden aufbewahrt, solange der Vertrag Ihres Arbeitgebers läuft. Ihr Arbeitgeber entscheidet über ihre Löschung, zum Beispiel wenn Sie das Unternehmen verlassen, und bewahrt die Dokumente auf, die er gesetzlich archivieren muss. Am Ende des Vertrags kann er seine Daten exportieren; danach werden sie gelöscht. Kopien in den Sicherungen werden im Lauf ihrer Rotation gelöscht, spätestens nach 90 Tagen.
4. Unsere Dienstleister
Wir arbeiten mit vertraglich gebundenen Dienstleistern zusammen, die Daten in unserem Auftrag und nur für die Leistung bearbeiten, die sie für uns erbringen:
- Hosting und Datenbank: Amazon Web Services und Supabase in Deutschland sowie OVHcloud in Frankreich für die Verwaltung der Sicherungen.
- E-Mails und Benachrichtigungen: Resend und Google Firebase Cloud Messaging.
- Künstliche Intelligenz: Amazon Bedrock in der Europäischen Union und die Gemini-API von Google.
- Support und Chat: Intercom, in der Software und auf dieser Website.
- Fehlerüberwachung und elektronische Signatur: Sentry und OKSign.
- E-Mail, Kalender und Videokonferenzen des Teams: Google Workspace, das auch für die Demo-Termine dient.
- Reichweitenmessung der Website: Google Analytics und Google Tag Manager.
- Auslieferung und Domainnamen: Netlify und Cloudflare.
Die vollständige Liste mit dem Standort jedes Dienstleisters ist auf der Seite der Unterauftragsbearbeiter veröffentlicht. Unsere Kunden werden vor jeder Ergänzung oder Ersetzung informiert.
Wir können Daten auch weitergeben, wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet, zum Beispiel auf Anordnung einer Justizbehörde.
5. Übermittlungen ausserhalb der Europäischen Union
Die Daten der Software werden in der Europäischen Union gehostet. Einige Dienstleister wie Google, Resend oder Intercom haben ihren Sitz in den USA oder können dort Daten bearbeiten. Diese Übermittlungen sind gemäss DSGVO abgesichert, durch einen Angemessenheitsbeschluss wie das EU-U.S. Data Privacy Framework oder durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.
6. Sicherheit
Die Verbindungen zu unseren Servern sind verschlüsselt. Auch die Daten und Dokumente sind verschlüsselt und werden täglich in der Europäischen Union gesichert. Die Zugriffe folgen der Organisation jedes Kunden: Alle sehen nur, was sie betrifft, und jede Änderung wird protokolliert. Bei Teamwell greifen nur die Personen auf die Daten zu, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Mehr dazu erfahren Sie auf der Seite Sicherheit & DSGVO.
7. Ihre Rechte
Die DSGVO gibt Ihnen das Recht:
- Ihre Daten einzusehen und eine Kopie davon zu erhalten;
- sie berichtigen zu lassen, wenn sie unrichtig oder unvollständig sind;
- ihre Löschung zu verlangen;
- die Einschränkung ihrer Bearbeitung zu verlangen;
- sie in einem strukturierten Format zu erhalten, um sie an einen anderen Dienst weiterzugeben;
- einer Bearbeitung zu widersprechen, die auf unserem berechtigten Interesse beruht;
- eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Für Ihre HR-Daten in Teamwell wenden Sie sich zuerst an Ihren Arbeitgeber: Er ist der Verantwortliche, und wir helfen ihm, Ihnen zu antworten. Für alle anderen Daten schreiben Sie an privacy@teamwell.co. Wir antworten Ihnen innert eines Monats und können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte nicht gewahrt werden, können Sie bei der für Teamwell zuständigen belgischen Datenschutzbehörde (Autorité de protection des données), Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel, Beschwerde einreichen. Wenn Sie in der Schweiz wohnen, können Sie sich auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden, Feldeggweg 1, 3003 Bern, edoeb.admin.ch.
8. Cookies
Diese Website setzt keine Werbe-Cookies und verwendet keine Social-Media-Buttons. Nur der Administrationsbereich, der dem Team von Teamwell vorbehalten ist, verwendet die für die Anmeldung nötigen Cookies.
Reichweitenmessung, mit Ihrer Einwilligung
Bei Ihrem ersten Besuch fragt Sie ein Banner, ob Sie die Cookies von Google Analytics akzeptieren. Sie werden nur gesetzt, wenn Sie auf «Akzeptieren» klicken. Ihre Wahl wird in Ihrem Browser in einem lokalen Speicher namens tw-cookies gespeichert, damit wir Sie nicht erneut fragen.
| Name | Zweck | Dauer |
|---|---|---|
| _ga | Zufällige Kennung Ihres Browsers, um die Besucherzahl zu ermitteln | 2 Jahre |
| _ga_<Kennung> | Status Ihres Besuchs, um die Sitzungen zu messen | 2 Jahre |
Sie können Ihre Meinung jederzeit ändern. Wenn Sie nach einer Zustimmung ablehnen, werden die Cookies von Google Analytics gelöscht.
Wenn Sie den Chat öffnen
Der Chat wird erst geladen, wenn Sie auf seine Schaltfläche unten rechts auf den Seiten klicken. Intercom speichert dann drei Elemente in Ihrem Browser, die nur dem Betrieb des Chats dienen: Ihre Unterhaltung von Seite zu Seite wiederzufinden und den Chat vor Missbrauch zu schützen.
| Name | Zweck | Dauer |
|---|---|---|
| intercom-id | Anonyme Kennung Ihres Browsers | Ohne Ablaufdatum: Es bleibt, bis Sie es löschen |
| intercom-session | Chat-Sitzung, um Ihre Unterhaltungen wiederzufinden | 1 Woche |
| intercom-device-id | Kennung Ihres Geräts, zum Schutz vor Missbrauch | 270 Tage, verlängert bei jeder Nutzung des Chats |
Sie können sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers löschen.
9. Minderjährige
Teamwell ist ein Dienst für den beruflichen Gebrauch und richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben nicht wissentlich Daten über sie.
10. Änderungen
Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, zum Beispiel wenn wir eine Funktion oder einen Dienstleister hinzufügen. Das Datum der letzten Aktualisierung steht oben auf der Seite. Über wesentliche Änderungen informieren wir die Nutzerinnen und Nutzer per E-Mail oder in der App.
11. Kontakt
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu Ihren Daten schreiben Sie an privacy@teamwell.co. Für Ihre HR-Daten wenden Sie sich zuerst an Ihren Arbeitgeber.