Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles données personnelles Teamwell traite, pourquoi, combien de temps et avec quels prestataires. Elle concerne les visiteurs de ce site, les personnes qui nous contactent ou demandent une démo, et les utilisateurs du logiciel Teamwell, dont nous traitons les données pour le compte de leur employeur.

1. Qui sommes-nous ?

Teamwell est édité par Teamwell SRL, société de droit belge dont le siège est situé Rue Chinrue 32, 4910 Theux (Belgique), inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0788.927.526. Pour toute question sur vos données, écrivez à privacy@teamwell.co.

Selon les données, Teamwell joue l’un des deux rôles prévus par le RGPD :

• Responsable du traitement pour les données de ce site, des demandes de démo et des messages de contact, ainsi que pour la relation avec nos clients : contrats, facturation et support.
• Sous-traitant pour les données que nos clients enregistrent dans le logiciel Teamwell, sur le web et dans l’application mobile. Le client, c’est-à-dire votre employeur, est alors responsable du traitement : il décide pourquoi et comment vos données sont traitées. Nous agissons sur ses instructions, dans le cadre d’un accord de traitement des données (DPA).

2. Ce site, les démos et les messages

Les données que vous nous transmettez

• Demande de démo : prénom, nom, e-mail professionnel, entreprise et nombre d’employés, ainsi que votre téléphone et ce que vous aimeriez voir, si vous les indiquez. Le créneau choisi crée un rendez-vous dans l’agenda d’un membre de l’équipe, et vous recevez une invitation Google Meet par e-mail.
• Formulaire de contact : prénom, nom, e-mail, sujet et message, ainsi que votre entreprise et votre téléphone, si vous les indiquez.
• Échanges par e-mail : vos messages et nos réponses.
• Chat : le chat, en bas à droite des pages, est fourni par Intercom. Il ne se charge que si vous cliquez sur son bouton. Intercom reçoit alors vos messages, votre nom et votre e-mail si vous les indiquez, ainsi que des données techniques : adresse IP, navigateur et page consultée.

Les données techniques

Pour afficher les pages, notre serveur reçoit l’adresse IP de votre appareil et des informations techniques sur votre navigateur. Nous utilisons l’adresse IP pour protéger les formulaires contre les envois abusifs : elle est gardée en mémoire 10 minutes, puis effacée.

Les pages chargent leurs polices de caractères depuis Google Fonts, qui reçoit votre adresse IP pour vous envoyer ces fichiers.

Les simulateurs

Les simulateurs de salaire, d’avantage de toute nature et de coût de licenciement font tous leurs calculs dans votre navigateur : les montants que vous saisissez ne nous sont pas transmis.

Pourquoi et pour combien de temps

3. Le logiciel Teamwell

Dans le logiciel Teamwell, votre employeur est responsable du traitement. Teamwell traite vos données pour son compte, uniquement sur ses instructions et dans le cadre de l’accord de traitement des données conclu avec lui. Pour toute question sur ces données, votre premier contact est votre employeur, en général son service RH.

Les données traitées

• Identification : nom, prénom, e-mail professionnel, téléphone et, si vous ou votre employeur en ajoutez une, photo de profil.
• Vie professionnelle : poste, département, manager, date d’entrée, type de contrat, congés et absences.
• Documents : contrats, avenants, justificatifs d’absence, certificats médicaux compris, et autres documents ajoutés par vous ou votre employeur.
• Selon les modules choisis par votre employeur : pointages et plannings, notes de frais et relevés kilométriques, voiture de société, matériel confié, étapes d’accueil.
• Vie de l’entreprise : votre humeur du jour, si vous choisissez de la partager, vos réactions, vos commentaires et vos réponses aux sondages.
• Données techniques : modèle de l’appareil, version du système, journaux de connexion, rapports d’erreur et adresse IP.

Pourquoi

Ces données servent à fournir les fonctions choisies par votre employeur : votre fiche, vos documents, les temps et les absences, la communication interne et les autres modules. L’humeur du jour, toujours facultative, permet à votre employeur de suivre le moral des équipes. Les données techniques servent à faire fonctionner le service, à le sécuriser et à corriger les erreurs.

Les autorisations de l’application mobile

• Appareil photo et photos : uniquement pour prendre ou choisir une photo de profil, ou joindre un document, comme un justificatif d’absence.
• Calendrier : uniquement pour ajouter un événement de l’entreprise à votre agenda. L’application ne lit pas vos événements.
• Notifications : pour vous prévenir d’une nouvelle publication ou de la validation d’un congé, par exemple.

Vous pouvez modifier ces autorisations à tout moment dans les réglages de votre téléphone.

Les fonctions d’intelligence artificielle

Certaines fonctions s’appuient sur des modèles d’intelligence artificielle, uniquement quand vous les utilisez : l’assistant qui répond aux questions RH, la lecture des justificatifs de frais et des relevés kilométriques, et la proposition de traduction des publications. L’assistant ne donne à chacun que les informations qu’il a le droit de voir. Les données transmises ne servent pas à entraîner les modèles.

Combien de temps

Les données sont conservées tant que le contrat de votre employeur est en cours. Votre employeur décide de leur suppression, par exemple quand vous quittez l’entreprise, et garde les documents qu’il doit archiver selon la loi. À la fin du contrat, il peut exporter ses données, qui sont ensuite supprimées. Les copies présentes dans les sauvegardes s’effacent au fil de leur rotation, au plus tard après 90 jours.

4. Nos prestataires

Nous faisons appel à des prestataires, liés par contrat, qui traitent des données pour notre compte et uniquement pour le service qu’ils nous rendent :

• Hébergement et base de données : Amazon Web Services et Supabase, en Allemagne, et OVHcloud, en France, pour l’administration des sauvegardes.
• E-mails et notifications : Resend et Google Firebase Cloud Messaging.
• Intelligence artificielle : Amazon Bedrock, dans l’Union européenne, et l’API Gemini de Google.
• Support et chat : Intercom, dans le logiciel et sur ce site.
• Suivi des erreurs et signature électronique : Sentry et OKSign.
• Messagerie, agenda et visioconférence de l’équipe : Google Workspace, qui sert aussi aux rendez-vous de démo.
• Distribution et noms de domaine : Netlify et Cloudflare.

La liste complète, avec la localisation de chaque prestataire, est publiée sur la page des sous-traitants ultérieurs. Nos clients sont prévenus avant tout ajout ou remplacement.

Nous pouvons aussi communiquer des données quand la loi nous y oblige, par exemple à la demande d’une autorité judiciaire.

5. Transferts hors de l’Union européenne

Les données du logiciel sont hébergées dans l’Union européenne. Certains prestataires, comme Google, Resend ou Intercom, sont établis aux États-Unis ou peuvent y traiter des données. Ces transferts sont encadrés conformément au RGPD, par une décision d’adéquation, comme le EU-U.S. Data Privacy Framework, ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

6. Sécurité

Les échanges avec nos serveurs sont chiffrés. Les données et les documents sont chiffrés eux aussi, et sauvegardés chaque jour dans l’Union européenne. Les accès suivent l’organisation de chaque client : chacun ne voit que ce qui le concerne, et chaque modification est tracée. Chez Teamwell, seules les personnes qui en ont besoin pour leur travail accèdent aux données.

Pour en savoir plus, consultez la page Sécurité & RGPD.

7. Vos droits

Le RGPD vous donne le droit :

• d’accéder à vos données et d’en recevoir une copie ;
• de les faire corriger si elles sont inexactes ou incomplètes ;
• de demander leur effacement ;
• de demander la limitation de leur traitement ;
• de les recevoir dans un format structuré, pour les transmettre à un autre service ;
• de vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime ;
• de retirer à tout moment un consentement que vous avez donné.

Pour vos données RH dans Teamwell, adressez-vous d’abord à votre employeur : il est responsable du traitement, et nous l’aidons à vous répondre. Pour les autres données, écrivez à privacy@teamwell.co. Nous vous répondons dans un délai d’un mois, et pouvons vous demander de confirmer votre identité.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, autoriteprotectiondonnees.be.

8. Cookies

Ce site ne dépose aucun cookie quand vous le consultez : il n’utilise ni outil de mesure d’audience, ni publicité, ni bouton de réseau social. Seul l’espace d’administration, réservé à l’équipe Teamwell, utilise les cookies nécessaires à la connexion.

Si vous ouvrez le chat

Le chat ne se charge que lorsque vous cliquez sur son bouton, en bas à droite des pages. Intercom enregistre alors dans votre navigateur trois éléments, qui servent uniquement au fonctionnement du chat : retrouver votre conversation d’une page à l’autre et protéger le chat contre les abus.

Vous pouvez les effacer à tout moment dans les réglages de votre navigateur.

9. Mineurs

Teamwell est un service professionnel qui ne s’adresse pas aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données les concernant.

10. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique, par exemple quand nous ajoutons une fonction ou un prestataire. La date de mise à jour figure en haut de la page. Nous informons les utilisateurs de toute modification importante par e-mail ou dans l’application.

11. Nous contacter

Pour toute question sur cette politique ou sur vos données, écrivez à privacy@teamwell.co. Pour vos données RH, adressez-vous d’abord à votre employeur.