Privacybeleid

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens Teamwell verwerkt, waarom, hoelang en met welke dienstverleners. Het geldt voor de bezoekers van deze website, voor wie contact met ons opneemt of een demo aanvraagt, en voor de gebruikers van de Teamwell-software, van wie we de gegevens verwerken voor rekening van hun werkgever.

1. Wie zijn wij?

Teamwell wordt uitgegeven door Teamwell SRL, een vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel in de Rue Chinrue 32, 4910 Theux (België), ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0788.927.526. Voor vragen over uw gegevens kunt u schrijven naar privacy@teamwell.co.

Afhankelijk van de gegevens speelt Teamwell een van de twee rollen die de GDPR voorziet:

• Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van deze website, de demoaanvragen en de contactberichten, en voor de relatie met onze klanten: contracten, facturatie en support.
• Verwerker voor de gegevens die onze klanten in de Teamwell-software registreren, op het web en in de mobiele app. De klant, dat wil zeggen uw werkgever, is dan de verwerkingsverantwoordelijke: hij beslist waarom en hoe uw gegevens worden verwerkt. Wij handelen volgens zijn instructies, in het kader van een verwerkersovereenkomst (DPA).

2. Deze website, de demo’s en de berichten

De gegevens die u ons bezorgt

• Demoaanvraag: voornaam, naam, zakelijk e-mailadres, bedrijf en aantal medewerkers, en ook uw telefoonnummer en wat u graag zou zien, als u die invult. Het gekozen tijdslot maakt een afspraak aan in de agenda van een teamlid, en u ontvangt een Google Meet-uitnodiging per e-mail.
• Contactformulier: voornaam, naam, e-mailadres, onderwerp en bericht, en ook uw bedrijf en telefoonnummer, als u die invult.
• E-mailverkeer: uw berichten en onze antwoorden.
• Chat: de chat, rechtsonder op de pagina’s, wordt geleverd door Intercom. Hij wordt alleen geladen als u op de knop klikt. Intercom ontvangt dan uw berichten, uw naam en e-mailadres als u die invult, en technische gegevens: IP-adres, browser en bezochte pagina.

Technische gegevens

Om de pagina’s te tonen, ontvangt onze server het IP-adres van uw toestel en technische informatie over uw browser. We gebruiken het IP-adres om de formulieren te beschermen tegen misbruik: het wordt 10 minuten in het geheugen bewaard en daarna gewist.

De pagina’s laden hun lettertypes via Google Fonts, dat uw IP-adres ontvangt om u die bestanden te sturen.

De rekentools

De tools voor loon, voordeel van alle aard en ontslagkost voeren al hun berekeningen uit in uw browser: de bedragen die u invult, worden niet naar ons verstuurd.

Waarom en hoelang

3. De Teamwell-software

In de Teamwell-software is uw werkgever de verwerkingsverantwoordelijke. Teamwell verwerkt uw gegevens voor zijn rekening, uitsluitend volgens zijn instructies en in het kader van de verwerkersovereenkomst die met hem is gesloten. Voor vragen over deze gegevens is uw werkgever uw eerste aanspreekpunt, meestal de HR-dienst.

De verwerkte gegevens

• Identificatie: naam, voornaam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer en, als u of uw werkgever er een toevoegt, profielfoto.
• Professionele loopbaan: functie, afdeling, manager, datum van indiensttreding, contracttype, verlof en afwezigheden.
• Documenten: contracten, addenda, bewijsstukken van afwezigheid, met inbegrip van medische attesten, en andere documenten die u of uw werkgever toevoegt.
• Afhankelijk van de modules die uw werkgever kiest: tijdsregistraties en planningen, onkostennota’s en kilometerstaten, bedrijfswagen, toevertrouwd materiaal, onboardingstappen.
• Bedrijfsleven: uw stemming van de dag, als u die wilt delen, uw reacties, uw commentaren en uw antwoorden op enquêtes.
• Technische gegevens: toestelmodel, systeemversie, verbindingslogs, foutrapporten en IP-adres.

Waarom

Deze gegevens dienen om de functies te leveren die uw werkgever kiest: uw dossier, uw documenten, tijd en afwezigheden, interne communicatie en de andere modules. Met de stemming van de dag, altijd vrijblijvend, kan uw werkgever het moreel van de teams opvolgen. De technische gegevens dienen om de dienst te laten werken, te beveiligen en fouten te verhelpen.

De toestemmingen van de mobiele app

• Camera en foto’s: alleen om een profielfoto te nemen of te kiezen, of om een document toe te voegen, zoals een bewijsstuk van afwezigheid.
• Agenda: alleen om een bedrijfsevenement aan uw agenda toe te voegen. De app leest uw afspraken niet.
• Meldingen: om u bijvoorbeeld te verwittigen van een nieuw bericht of van de goedkeuring van een verlof.

U kunt deze toestemmingen op elk moment wijzigen in de instellingen van uw telefoon.

De functies op basis van artificiële intelligentie

Sommige functies maken gebruik van AI-modellen, alleen wanneer u ze gebruikt: de assistent die HR-vragen beantwoordt, het inlezen van bewijsstukken van onkosten en van kilometerstaten, en het voorstel om berichten te vertalen. De assistent geeft iedereen alleen de informatie die hij of zij mag zien. De doorgegeven gegevens worden niet gebruikt om de modellen te trainen.

Hoelang

De gegevens worden bewaard zolang het contract van uw werkgever loopt. Uw werkgever beslist over hun verwijdering, bijvoorbeeld wanneer u het bedrijf verlaat, en bewaart de documenten die hij wettelijk moet archiveren. Aan het einde van het contract kan hij zijn gegevens exporteren, waarna ze worden verwijderd. Kopieën in de back-ups worden gewist naarmate die roteren, uiterlijk na 90 dagen.

4. Onze dienstverleners

We doen een beroep op dienstverleners die contractueel gebonden zijn en die gegevens voor onze rekening verwerken, uitsluitend voor de dienst die ze ons leveren:

• Hosting en database: Amazon Web Services en Supabase, in Duitsland, en OVHcloud, in Frankrijk, voor het beheer van de back-ups.
• E-mails en meldingen: Resend en Google Firebase Cloud Messaging.
• Artificiële intelligentie: Amazon Bedrock, in de Europese Unie, en de Gemini API van Google.
• Support en chat: Intercom, in de software en op deze website.
• Foutopvolging en elektronische handtekening: Sentry en OKSign.
• E-mail, agenda en videovergaderingen van het team: Google Workspace, dat ook voor de demoafspraken wordt gebruikt.
• Distributie en domeinnamen: Netlify en Cloudflare.

De volledige lijst, met de locatie van elke dienstverlener, staat op de pagina met de subverwerkers. Onze klanten worden verwittigd vóór elke toevoeging of vervanging.

We kunnen ook gegevens meedelen wanneer de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op verzoek van een gerechtelijke autoriteit.

5. Doorgiften buiten de Europese Unie

De gegevens van de software worden in de Europese Unie gehost. Sommige dienstverleners, zoals Google, Resend of Intercom, zijn gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen er gegevens verwerken. Die doorgiften zijn omkaderd volgens de GDPR, door een adequaatheidsbesluit, zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework, of door de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Beveiliging

De uitwisselingen met onze servers zijn versleuteld. De gegevens en documenten zijn eveneens versleuteld en worden dagelijks geback-upt in de Europese Unie. De toegang volgt de organisatie van elke klant: iedereen ziet alleen wat hem of haar aangaat, en elke wijziging wordt bijgehouden. Bij Teamwell hebben alleen de mensen die de gegevens voor hun werk nodig hebben, er toegang toe.

Meer informatie vindt u op de pagina Veiligheid & GDPR.

7. Uw rechten

De GDPR geeft u het recht:

• om uw gegevens in te zien en er een kopie van te ontvangen;
• om ze te laten verbeteren als ze onjuist of onvolledig zijn;
• om de wissing ervan te vragen;
• om de beperking van de verwerking ervan te vragen;
• om ze in een gestructureerd formaat te ontvangen, om ze aan een andere dienst door te geven;
• om bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• om een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Voor uw HR-gegevens in Teamwell wendt u zich eerst tot uw werkgever: hij is de verwerkingsverantwoordelijke en wij helpen hem u te antwoorden. Voor de andere gegevens schrijft u naar privacy@teamwell.co. We antwoorden u binnen een maand en kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen.

Als u vindt dat uw rechten niet worden gerespecteerd, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8. Cookies

Deze website plaatst geen cookies wanneer u hem bezoekt: hij gebruikt geen tools voor bezoekersstatistieken, geen advertenties en geen knoppen van sociale netwerken. Alleen de beheeromgeving, voorbehouden aan het Teamwell-team, gebruikt de cookies die nodig zijn om in te loggen.

Als u de chat opent

De chat wordt pas geladen wanneer u op de knop klikt, rechtsonder op de pagina’s. Intercom bewaart dan drie elementen in uw browser, die uitsluitend dienen om de chat te laten werken: uw gesprek terugvinden van pagina tot pagina en de chat beschermen tegen misbruik.

U kunt ze op elk moment wissen in de instellingen van uw browser.

9. Minderjarigen

Teamwell is een professionele dienst die zich niet richt tot personen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust gegevens over hen.

10. Wijzigingen

We kunnen dit beleid bijwerken, bijvoorbeeld wanneer we een functie of een dienstverlener toevoegen. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan de pagina. We brengen de gebruikers per e-mail of in de app op de hoogte van elke belangrijke wijziging.

11. Contact

Voor vragen over dit beleid of over uw gegevens kunt u schrijven naar privacy@teamwell.co. Voor uw HR-gegevens wendt u zich eerst tot uw werkgever.