Een foto van het kasticket, en de onkostennota is klaar.
Uw medewerkers fotograferen het kasticket, Teamwell vult de onkostennota in. U keurt goed in één klik en de boekhouding krijgt een nette export.
Meer dan 500 bedrijven vereenvoudigen hun HR-beheer met Teamwell
Kasticket gelezen, nota ingevuld.
De AI van Teamwell leest elk gefotografeerd kasticket: bedrag, datum en categorie worden automatisch ingevuld. De medewerker hoeft alleen nog te controleren en te versturen.
- Bedrag, datum en categorie automatisch ingevuld op basis van de foto.
- Het kasticket altijd bijgevoegd bij de nota, leesbaar voor wie goedkeurt.
- Minder overtypen betekent minder fouten en sneller verzonden nota's.
BRASSERIE LEIE
19/10/2026 12:41
2× Hoofdgerecht36,00
2× Water6,80
Koffie5,80
TOTAAL48,60
BEDANKT EN TOT ZIENS
- HandelaarBrasserie Leie ✦
- Datum19/10/2026 ✦
- Categorie🍽️ Restaurant ✦
- Bedrag€ 48,60 ✦
✦ 4 velden ingevuld op basis van de foto. Hugo controleert en verstuurt.
Verstuurd vanaf de smartphone, in enkele seconden.
In het restaurant, op de parking of in het station fotografeert de medewerker zijn kasticket in de Teamwell-app. Daarna volgt hij zijn nota op tot aan de terugbetaling, zonder iemand te moeten herinneren.
- Foto van het kasticket vanuit de app, op het moment van de uitgave.
- Elke nota opgevolgd: in behandeling, goedgekeurd, terugbetaald.
- Ook vanaf de computer via eender welke browser.
Onkostennota’s
Oktober 2026
Mijn nota's
Kilometers berekend, zonder overtypen.
Voor zakelijke verplaatsingen met zijn eigen wagen geeft de medewerker zijn vertrek- en aankomstpunt in. Teamwell berekent de afstand en voegt die toe aan zijn maandoverzicht.
- 📍Vertrek en aankomst
- 📏Afstand berekend
- 🗓️Maandoverzicht
- 🧾Samen met de andere kosten
- 02/10Antwerpen → LeuvenKlantbezoek64 km ✦
- 02/10Leuven → AntwerpenTerugrit64 km ✦
- 09/10Antwerpen → AalstKlantbezoek28 km ✦
- 09/10Aalst → AntwerpenTerugrit28 km ✦
✦ Afstanden berekend op basis van vertrek en aankomst, zonder overtypen.
Dubbele nota's opgespoord vóór de terugbetaling.
De AI van Teamwell vergelijkt elke nota met de vorige. Een kasticket dat twee keer is ingediend of een ongewoon bedrag wordt gesignaleerd vóór de goedkeuring. U controleert en u beslist.
- Dubbels gemeld: hetzelfde ticket twee keer ingediend.
- Ongebruikelijke bedragen gemarkeerd vóór de goedkeuring.
- U beslist: de melding helpt u, de beslissing blijft bij u.
- KHDubbele onkostennota opgespoordKarim Haddad · 🍽️ Restaurant · € 37,20
Zelfde ticket als de nota verstuurd op 21/10.
- EMOngebruikelijk bedragEmma Mertens · 🏨 Hotel · 1 nacht · € 412,00
Haar hotelovernachtingen liggen gewoonlijk tussen € 90 en € 130.
✦ Opgespoord door AI · de beslissing blijft bij u
Goedgekeurd in één klik, met het kasticket erbij.
Goed te keuren nota's komen binnen met hun kasticket. U controleert in één oogopslag en keurt goed in één klik. De medewerker krijgt een melding in de app.
- ✅Goedkeuring met één klik
- 📎Kasticket altijd bijgevoegd
- 🔔Medewerker op de hoogte
- 💶Totaal in afwachting
Hugo Laureys🍽️ Brasserie Leie · 19/10 · 📎€ 48,60- NBNora Benali🚆 Transport · 14/10 · 📎€ 89,00
- IDInes De Pauw🍽️ Restaurant · 16/10 · 📎€ 148,63
Uw regels, toegepast op elke nota.
Leg uw onkostenbeleid één keer vast: een terugbetalingspercentage en een plafond per categorie, een automatische goedkeuring tot een bepaald bedrag voor een persoon of een team. Teamwell past het toe op elke ingediende nota.
- Terugbetalingspercentage per categorie, bijvoorbeeld 50% voor het telefoonabonnement.
- Plafond per categorie (per maaltijd, per nacht, per dag of per maand).
- Automatische goedkeuring tot het gekozen bedrag, voor een persoon of een team.
- De andere nota's volgen het gewone goedkeuringscircuit.
- CategorieTariefPlafond
- 🍽️Restaurant100%€150/maaltijd
- 🚆Transport100%Geen
- 🅿️Parking100%€ 20/dag
- 🏨Hotel100%€ 130/nacht
- 📱Telefoon50%€ 25/maand
Automatische goedkeuring
- Team Projecten14 personentot € 30
Een nette export voor de boekhouding.
Op het einde van de maand gaan de goedgekeurde nota's naar de boekhouding in een nette export, ingedeeld per categorie. Zodra de nota terugbetaald is, ziet de medewerker dat in zijn app.
- Export van de goedgekeurde nota's klaar voor uw boekhouding.
- Ingedeeld per categorie (restaurant, transport, parking, logies…)
- Status “Terugbetaald” zichtbaar voor de medewerker in de app.
- 🍽️Restaurant9 nota's€ 642,30
- 🚆Transport6 nota's€ 318,40
- 🅿️Parking11 nota's€ 96,00
- 🏨Logies2 nota's€ 236,00
Vóór Teamwell jongleerden we met verschillende programma’s en spreadsheets. Vandaag besparen we ontzettend veel tijd door ons volledige HR-beheer te centraliseren.
Onkostennota's, verbonden met heel Teamwell.
Alle functionaliteitenAI-functies
Kastickets gelezen, kilometers berekend en dubbels opgespoord door AI.
OntdekkenMedewerkersapp
Uw medewerkers dienen hun onkostennota's in met een foto.
OntdekkenWagenpark
Voertuigen, bestuurders en vervaldata op één plek.
OntdekkenMateriaal
Het materiaal van elke medewerker, toegewezen en opgevolgd.
OntdekkenPersoneelsdossier
De onkostennota's komen in het dossier van elke medewerker.
OntdekkenRapporten
De uitgaven per categorie en per team, in één oogopslag.
OntdekkenUw vragen over onkostennota's.
Vindt u uw antwoord niet? Ons helpcentrum telt meer dan 100 artikels.
Naar het helpcentrumHoe dient een medewerker een onkostennota in?
Hij fotografeert zijn kasticket in de Teamwell-app. De AI vult het bedrag, de datum en de categorie in, de medewerker controleert en verstuurt. Teamwell is ook bereikbaar via eender welke browser.
Wie keurt de onkostennota's goed?
De personen die u aanduidt, bijvoorbeeld de manager of de HR-dienst. Zij zien elke nota met het kasticket en keuren ze in één klik goed.
Kunt u terugbetalingsregels instellen?
Ja. U legt een terugbetalingspercentage en een plafond vast voor elke categorie, en u kunt de nota's van een persoon of een team automatisch goedkeuren tot het gekozen bedrag. De andere nota's volgen het gewone goedkeuringscircuit.
Worden kilometervergoedingen ondersteund?
Ja. De medewerker geeft zijn vertrek en aankomst in, Teamwell berekent de afstand zonder overtypen en voegt die toe aan zijn maandoverzicht.
Hoe spoort Teamwell fouten op?
De AI signaleert dubbels, zoals hetzelfde kasticket dat twee keer is ingediend, en ongewone bedragen. U controleert vóór u goedkeurt: de beslissing blijft bij u.
Hoe krijgt de boekhouding de onkostennota's?
Teamwell maakt een nette export van de goedgekeurde nota's, ingedeeld per categorie. Zodra de nota terugbetaald is, ziet de medewerker de status in de app veranderen in “Terugbetaald”.
Gewoonweg de beste HR-software. Probeer het gratis.
Test Teamwell met uw team, zonder verplichtingen. We begeleiden u vanaf de eerste dag.