Quelles dépenses un employé Belge peut-il se faire rembourser ?

Dans le cadre de son travail, un employé peut être amené à engager certaines dépenses pour le compte de son entreprise. Cela peut aller d’un trajet en train pour se rendre à un rendez-vous, à un repas pris lors d’une mission à l’extérieur, ou encore l’achat de matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions. Ce type de dépenses, appelées frais professionnels, ne doit en général pas rester à sa charge.

Le principe du remboursement de frais professionnels

En Belgique, l’employeur a l’obligation de rembourser ces frais, à condition qu’ils soient directement liés à l’activité professionnelle de l’employé. Il existe généralement deux manières de procéder :

• Le remboursement des frais réels : l’employé avance les frais, puis remet les justificatifs (factures, tickets de caisse, notes de restaurant, etc.) à l’employeur pour obtenir un remboursement exact du montant dépensé.
• Le remboursement forfaitaire : dans certains cas, notamment pour des frais réguliers ou prévisibles, l’employeur peut choisir de verser un montant fixe chaque mois. Ce système repose sur des forfaits reconnus par l’administration fiscale belge, à condition qu’ils soient raisonnables et justifiés.

Le choix entre remboursement réel ou forfaitaire dépend souvent de la nature des frais, de leur fréquence et des accords en place au sein de l’entreprise. L’important est que l’employé ne supporte pas financièrement des dépenses faites dans l’intérêt de son travail.

Les différents types de dépenses remboursables

Tous les frais engagés par un employé ne sont pas automatiquement remboursables. Pour qu’un remboursement soit possible, la dépense doit être liée à l’exercice normal de la fonction, nécessaire à l’exécution du travail, et effectuée dans l’intérêt de l’entreprise. Voici les principaux types de frais professionnels que les employeurs belges peuvent légalement rembourser :

Frais liés aux déplacements

Quand un employé utilise un moyen de transport pour effectuer une mission professionnelle hors de son lieu habituel de travail, les frais associés peuvent être pris en charge par son employeur :

• Transports publics : billets de train, tram, bus ou métro (SNCB, De Lijn, TEC, STIB).
• Véhicule personnel : remboursement au kilomètre selon le barème officiel fixé par le SPF Finances (révisé chaque année, 0,4449 €/km à partir du 1/07/2025).
• Parking, péages et frais de carburant, si justifiés dans le cadre de déplacements professionnels.
• Car-whash : il est généralement possible de définir un montant forfaitaire pour les frais liés au nettoyage du véhicule.

Frais de repas ou de restauration

Un repas pris à l’extérieur peut être remboursé si l’employé est en mission et n’a pas la possibilité de rentrer chez lui ou à son bureau :

• Lors de déplacements professionnels (réunions, chantiers, salons…).
• Montants souvent plafonnés par la politique interne ou définis sur une base forfaitaire raisonnable.

Frais d’hébergement

Quand un déplacement professionnel implique une nuitée, l’hébergement est également remboursable :

• Nuit à l’hôtel ou logement temporaire, avec justificatif.
• Frais accessoires (petit-déjeuner, taxe de séjour…) peuvent être pris en charge s’ils sont justifiés.

Frais liés au télétravail

Avec l’essor du télétravail en Belgique, certains frais peuvent être couverts :

• Indemnité forfaitaire de bureau (montant mensuel exonéré, fixé par l’ONSS – actuellement 151,60 €/mois en 2025).
• Participation à l’achat ou l’utilisation d’équipements informatiques (écran, clavier, chaise ergonomique…).
• Frais de connexion internet ou de téléphone, selon accord avec l’employeur.

Frais de matériel ou d’outillage

Lorsqu’un employé avance des dépenses pour du matériel utilisé exclusivement dans le cadre professionnel :

• Fournitures de bureau, équipements de protection, outils, logiciels…
• Achat validé au préalable par l’entreprise.

Conditions à respecter pour se faire rembourser

Même si un employé engage une dépense dans le cadre de son travail, cela ne signifie pas automatiquement qu’elle sera remboursée. Certaines règles doivent être respectées pour que le remboursement soit accepté, tant du point de vue légal que pratique.

Avant tout, la dépense doit avoir été engagée dans le cadre de la fonction et pour les besoins réels de l’entreprise. Par exemple, un billet de train pour se rendre à un salon professionnel entre bien dans ce cadre, alors qu’un repas entre collègues sans lien avec le travail ne le serait pas.

Même si ce n’est pas toujours obligatoire légalement, il est vivement conseillé d’obtenir un accord préalable de l’employeur avant de faire une dépense. Il est important pour une entreprise de mettre en place une politique interne précisant ce qui peut être remboursé ou non, et selon quelles modalités.

Dans le cas d’un remboursement au réel, les pièces justificatives (factures, tickets de caisse, factures d’hôtel, etc.) sont indispensables. Sans elles, l’employeur est en droit de refuser le remboursement. Les documents doivent mentionner les détails de la dépense (date, montant, TVA, nom du fournisseur…).

Il est également important que l’entreprise mette en place un délai maximum pour rentrer une note de frais, afin d’éviter les mauvaises surprises ultérieures.

Afin d’assurer une bonne gestion, il est vivement conseillé aux ressources humaines d’utiliser un logiciel de gestion de gestion des dépenses et notes de frais comme Teamwell.