Privacybeleid van Teamwell

1. Inleiding

Welkom bij Teamwell! Dit Privacybeleid is bedoeld om u te informeren over hoe Teamwell SRL, een vennootschap naar Belgisch recht (« Wij », « Ons »), persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt in het kader van het gebruik van onze mobiele applicatie Teamwell (de « Applicatie »).

In de context van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is het belangrijk om twee sleutelrollen te onderscheiden:

• De Verwerkingsverantwoordelijke: Dit is uw werkgever. Hij bepaalt waarom en hoe uw persoonsgegevens via de Applicatie worden verwerkt.
• De Verwerker: Dit is Teamwell SRL. Wij verwerken uw gegevens namens en volgens de instructies van uw werkgever.

Voor vragen over het beheer van uw gegevens is uw eerste contactpunt uw werkgever (meestal de HR-afdeling).

2. De gegevens die we verzamelen

Wij verzamelen verschillende categorieën gegevens om de diensten van de Applicatie te leveren en te verbeteren.

1. Gegevens verstrekt door uw Werkgever of door uzelf Uw werkgever maakt uw account aan en vult basisinformatie in. U kunt gevraagd worden om deze informatie aan te vullen of te wijzigen.

• Identificatiegegevens: Naam, voornaam, professioneel e-mailadres, telefoonnummer.
• Professionele informatie: Functie, afdeling, manager, indiensttredingsdatum, contracttype.
• Profielfoto: Als u of uw werkgever besluit er een toe te voegen.
• Documenten: Arbeidsovereenkomsten, addenda, afwezigheidsbewijzen (inclusief medische attesten), en andere documenten met betrekking tot uw professionele leven die u of uw werkgever uploadt.
• Voertuigbeheer: Informatie met betrekking tot uw bedrijfswagen.
• Feedback en interacties: Uw « stemming » van de dag als u ervoor kiest deze te delen, evenals « likes », opmerkingen en antwoorden op enquêtes die op de nieuwsfeed van het bedrijf worden gepubliceerd.

1. Gegevens die we automatisch verzamelen Wanneer u de Applicatie gebruikt, verzamelen we technische informatie die essentieel is voor de goede werking en beveiliging ervan:

• Apparaatinformatie: Model van het apparaat, versie van het besturingssysteem (iOS/Android).
• Gebruiksgegevens: Verbindingslogs, crashrapporten en informatie over de functies die u gebruikt om ons te helpen de applicatie te verbeteren.
• IP-adres: Voor beveiliging en diagnose.

1. Gegevens verzameld via toestemmingen van het apparaat De Applicatie kan u de volgende toestemmingen vragen, die u kunt beheren in de instellingen van uw telefoon:

• Camera & Fotogalerij: Enkel om u in staat te stellen een foto te maken of te selecteren voor uw profiel of om een document te uploaden (bv. een afwezigheidsbewijs).
• Agenda: Enkel om u in staat te stellen bedrijfsevenementen (bv. opleidingen, sociale evenementen) aan uw persoonlijke agenda toe te voegen. De Applicatie heeft geen toegang tot uw bestaande afspraken en leest deze niet.
• Notificaties: Om u pushmeldingen te sturen met betrekking tot bedrijfsactiviteiten (bv. een nieuwe publicatie, goedkeuring van verlof).

3. Hoe we uw gegevens gebruiken (Doeleinden)

Wij verwerken uw gegevens op instructie van uw werkgever voor de volgende doeleinden:

• Aanbieden van de basisfuncties van de Applicatie: Het beheren van uw profiel, uw documenten en de informatie over uw voertuig.
• Beheren van tijd en afwezigheden: Het mogelijk maken van het indienen, goedkeuren en opvolgen van verlofaanvragen en andere afwezigheden.
• Faciliteren van interne communicatie: Het beheren van de nieuwsfeed van het bedrijf, enquêtes, evenementen en sociale interacties (likes, opmerkingen).
• Verzamelen van feedback over welzijn: De « stemming »-functionaliteit stelt uw werkgever in staat om het algemene moreel van de teams te volgen, op basis van uw vrijwillige deelname.
• Verzekeren van onderhoud en beveiliging: Het monitoren van de prestaties van de Applicatie, het oplossen van bugs en het beschermen van onze systemen.

4. Delen en openbaar maken van gegevens

1. Uw Werkgever Als verwerkingsverantwoordelijke heeft uw werkgever toegang tot alle professionele gegevens die op u betrekking hebben in de Applicatie.
2. Onze subverwerkers en dienstverleners Wij maken gebruik van externe leveranciers om ons te helpen de Applicatie te beheren. Deze partners zijn contractueel verplicht om uw gegevens te beschermen en gebruiken deze alleen voor de diensten die wij van hen vragen:

• Hosting en database: Amazon Web Services (AWS) en Supabase, om de applicatie te hosten en de gegevens op te slaan.
• Verzenden van e-mails: SendGrid, voor het versturen van transactionele e-mails (bv. wachtwoordherstel).
• Pushmeldingen: Firebase Cloud Messaging (FCM) van Google, voor het verzenden van notificaties.
• Analyse: Google Analytics, om het gebruik van de Applicatie te begrijpen en te verbeteren. De gegevens worden op geaggregeerde wijze verwerkt.

1. Wettelijke verplichtingen Wij kunnen uw informatie openbaar maken als de wet dit vereist of als wij te goeder trouw menen dat een dergelijke actie noodzakelijk is om te voldoen aan een gerechtelijke procedure.

5. Internationale doorgifte van gegevens

Onze hoofdservers (AWS, Supabase) bevinden zich in de Europese Unie. Sommige van onze dienstverleners (zoals Google en SendGrid) zijn echter gevestigd in de Verenigde Staten. Elke doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) wordt geregeld door beschermingsmechanismen die in overeenstemming zijn met de AVG, zoals de Standaard Contractuele Clausules (SCC’s) van de Europese Commissie, om een passend en gelijkwaardig beschermingsniveau van uw gegevens te garanderen als dat wat in Europa van kracht is.

6. Beveiliging van gegevens

De veiligheid van uw gegevens is een prioriteit. Wij implementeren technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om ze te beschermen, waaronder:

• Versleuteling: Alle communicatie tussen de Applicatie en onze servers is versleuteld via het SSL/TLS-protocol.
• Toegangscontrole: De toegang tot persoonsgegevens is strikt beperkt tot geautoriseerd personeel en systemen die deze nodig hebben.

7. Bewaren van gegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang uw account actief is in de Applicatie. Wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, is het aan de Verwerkingsverantwoordelijke (uw werkgever) om ons de instructie te geven de gegevens te archiveren of te verwijderen. De gegevens die nodig zijn om aan zijn wettelijke verplichtingen te voldoen (bv. loonfiches, contracten voor de boekhouding) worden gearchiveerd voor de wettelijke minimumbewaartermijn die in België van kracht is, alvorens definitief te worden verwijderd.

8. Uw rechten als gebruiker

In overeenstemming met de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw gegevens:

• Recht op inzage: Het recht om te weten welke gegevens over u worden bewaard.
• Recht op rectificatie: Het recht om onjuiste gegevens te corrigeren.
• Recht op wissing (vergetelheid): Het recht om de verwijdering van uw gegevens te vragen.
• Recht op beperking van de verwerking: Het recht om het gebruik van uw gegevens te « bevriezen ».
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: Het recht om uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen.

Hoe uw rechten uit te oefenen? Om deze rechten uit te oefenen, dient u rechtstreeks contact op te nemen met uw werkgever (de HR-afdeling). Als verwerker zullen wij uw werkgever bijstaan om zo snel mogelijk op uw verzoek te reageren.

9. Beleid inzake kinderen

De Teamwell Applicatie is bedoeld voor professioneel gebruik en is niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen.

10. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit Privacybeleid bijwerken. Wij zullen u op de hoogte brengen van wezenlijke wijzigingen via e-mail of via een melding in de Applicatie.

11. Contact met ons opnemen

Als u specifieke vragen heeft over hoe Teamwell SRL als verwerker gegevens verwerkt, kunt u contact met ons opnemen via: info@teamwell.co.

Voor alle andere vragen over uw gegevens, dient u zich te wenden tot uw werkgever.