Politique de confidentialité

1. Introduction

Bienvenue sur Teamwell ! La présente Politique de Confidentialité a pour but de vous informer sur la manière dont Teamwell SRL, société de droit belge (« Nous », « Notre »), collecte, utilise et protège les données personnelles dans le cadre de l’utilisation de notre application mobile Teamwell (l' »Application »).

Dans le contexte du RGPD, il est important de distinguer deux rôles clés :

• Le Responsable de Traitement : C’est votre employeur. Il décide pourquoi et comment vos données personnelles sont traitées via l’Application.
• Le Sous-traitant : C’est Teamwell SRL. Nous traitons vos données au nom et selon les instructions de votre employeur.

Pour toute question sur la gestion de vos données, votre premier point de contact est votre employeur (généralement le département des ressources humaines).

2. Les données que nous collectons

Nous collectons différentes catégories de données pour fournir et améliorer les services de l’Application.

A. Données fournies par votre Employeur ou par vous-même Votre employeur crée votre compte et renseigne des informations de base. Vous pouvez être amené à compléter ou modifier ces informations.

• Informations d’identification : Nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone.
• Informations professionnelles : Poste, département, manager, date d’embauche, type de contrat.
• Photo de profil : Si vous ou votre employeur décidez d’en ajouter une.
• Documents : Contrats de travail, avenants, justificatifs d’absence (y compris des certificats médicaux), et autres documents relatifs à votre vie professionnelle que vous ou votre employeur téléchargez.
• Gestion de véhicule : Informations relatives à votre voiture de société.
• Retours et interactions : Votre « humeur » du jour si vous choisissez de la partager, ainsi que les « likes », commentaires, et réponses aux sondages publiés sur le fil d’actualité de l’entreprise.

B. Données que nous collectons automatiquement Lorsque vous utilisez l’Application, nous collectons des informations techniques essentielles à son bon fonctionnement et à sa sécurité :

• Informations sur l’appareil : Modèle de l’appareil, version du système d’exploitation (iOS/Android).
• Données d’utilisation : Logs de connexion, rapports de crash, et informations sur les fonctionnalités que vous utilisez pour nous aider à améliorer l’application.
• Adresse IP : Pour la sécurité et le diagnostic.

C. Données collectées via les autorisations de l’appareil L’Application peut vous demander les autorisations suivantes, que vous pouvez gérer dans les réglages de votre téléphone :

• Appareil photo & Gallerie photos : Uniquement pour vous permettre de prendre ou de sélectionner une photo pour votre profil ou pour télécharger un document (ex: un justificatif d’absence).
• Calendrier : Uniquement pour vous permettre d’ajouter des événements de l’entreprise (ex: formations, événements sociaux) à votre calendrier personnel. L’Application n’accède pas et ne lit pas vos événements existants.
• Notifications : Pour vous envoyer des notifications push relatives à l’activité de l’entreprise (ex: nouvelle publication, validation de congé).

3. Comment nous utilisons vos données (Finalités)

Nous traitons vos données sur instruction de votre employeur pour les finalités suivantes :

• Fournir les fonctionnalités de base de l’Application : Gérer votre profil, vos documents et les informations relatives à votre véhicule.
• Gérer les temps et les absences : Permettre la soumission, la validation et le suivi des demandes de congés et autres absences.
• Faciliter la communication interne : Animer le fil d’actualité de l’entreprise, les sondages, les événements et les interactions sociales (likes, commentaires).
• Recueillir des retours sur le bien-être : La fonctionnalité « humeur » permet à votre employeur de suivre le moral général des équipes, sur la base de votre participation volontaire.
• Assurer la maintenance et la sécurité : Surveiller les performances de l’Application, résoudre les bugs et protéger nos systèmes.

4. Partage et divulgation des données

A. Votre Employeur En tant que responsable de traitement, votre employeur a accès à l’ensemble des données professionnelles vous concernant dans l’Application.

B. Nos sous-traitants et fournisseurs de services Nous faisons appel à des fournisseurs tiers pour nous aider à opérer l’Application. Ces partenaires sont contractuellement obligés de protéger vos données et ne les utilisent que pour les services que nous leur demandons :

• Hébergement et base de données : Amazon Web Services (AWS) et Supabase, pour héberger l’application et stocker les données.
• Envoi d’e-mails : SendGrid, pour l’envoi d’e-mails transactionnels (ex: réinitialisation de mot de passe).
• Notifications Push : Firebase Cloud Messaging (FCM) de Google, pour l’envoi des notifications.
• Analyses : Google Analytics, pour comprendre l’utilisation de l’Application et l’améliorer. Les données sont traitées de manière agrégée.

C. Obligations légales Nous pourrons divulguer vos informations si la loi l’exige ou si nous estimons de bonne foi que cette action est nécessaire pour nous conformer à une procédure judiciaire.

5. Transferts Internationaux de Données

Nos serveurs principaux (AWS, Supabase) sont situés dans l’Union Européenne. Cependant, certains de nos fournisseurs de services (tels que Google et SendGrid) sont basés aux États-Unis. Tout transfert de données en dehors de l’Espace Économique Européen est encadré par des mécanismes de protection conformes au RGPD, tels que les Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne, afin de garantir un niveau de protection de vos données adéquat et équivalent à celui en vigueur en Europe.

6. Sécurité des Données

La sécurité de vos données est une priorité. Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour les protéger, notamment :

• Chiffrement : Toutes les communications entre l’Application et nos serveurs sont chiffrées via le protocole SSL/TLS.
• Contrôles d’accès : L’accès aux données personnelles est strictement limité au personnel autorisé et aux systèmes qui en ont besoin.

7. Conservation des Données

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que votre compte est actif dans l’Application. Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, il appartient au Responsable de Traitement (votre employeur) de nous donner instruction d’archiver ou de supprimer les données. Les données nécessaires au respect de ses obligations légales (ex: fiches de paie, contrats pour la comptabilité) seront archivées pour la durée minimale légale en vigueur en Belgique avant d’être définitivement supprimées.

8. Vos Droits en tant qu’Utilisateur

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Droit d’accès : Le droit de savoir quelles données sont détenues sur vous.
• Droit de rectification : Le droit de corriger des données inexactes.
• Droit à l’effacement : Le droit de demander la suppression de vos données.
• Droit à la limitation du traitement : Le droit de « geler » l’utilisation de vos données.
• Droit à la portabilité : Le droit de recevoir vos données dans un format structuré.

Comment exercer vos droits ? Pour exercer ces droits, veuillez contacter directement votre employeur (le service RH). En tant que sous-traitant, nous assisterons votre employeur pour répondre à votre demande dans les plus brefs délais.

9. Politique concernant les enfants

L’Application Teamwell est destinée à un usage professionnel et ne s’adresse pas aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données auprès d’enfants.

10. Modifications de cette Politique

Nous pourrons mettre à jour cette Politique de Confidentialité. Nous vous informerons de toute modification substantielle par e-mail ou via une notification dans l’Application.

11. Nous Contacter

Si vous avez des questions spécifiques sur la manière dont Teamwell SRL traite les données en tant que sous-traitant, vous pouvez nous contacter à : info@teamwell.co.

Pour toute autre question concernant vos données, veuillez vous adresser à votre employeur.