En tant qu’employeur, vous avez sans doute l’habitude de rembourser à vos employés certains frais liés à leur activité : déplacements, repas et restaurants, matériel… Mais en Belgique, toutes les dépenses ne sont pas éligibles au remboursement. Pour éviter les abus, les malentendus ou des requalifications fiscales, il est essentiel de savoir quels frais peuvent être légitimement refusés, même s’ils sont présentés comme “professionnels”.
Rappel sur la notion de frais professionnels aux yeux de la loi Belge
En Belgique, un frais professionnel est une dépense engagée dans l’intérêt de l’entreprise et nécessaire à l’exécution du contrat de travail. Trois critères doivent être réunis :
- la dépense doit être liée à l’activité professionnelle ;
- elle doit profiter à l’employeur ;
- et ne pas avoir de caractère personnel.
Si ces conditions ne sont pas remplies, le remboursement peut être refusé. Et si, malgré tout, vous remboursez ce type de dépense, elle peut être considérée comme un avantage de toute nature, soumis aux cotisations ONSS et à l’impôt.
Quels sont les frais qui ne peuvent pas être remboursés ?
Les dépenses à caractère personnel
Certaines demandes de remboursement peuvent sembler anodines, mais relèvent clairement de la sphère privée :
- repas entre collègues sans justification professionnelle,
- abonnements personnels (Netflix, journaux, salle de sport…),
- achat de vêtements sans obligation fonctionnelle (costume pour un événement, par exemple).
Ces frais ne sont pas remboursables, même s’ils sont présentés comme « utiles » par l’employé.
Les dépenses excessives
Même lorsqu’une dépense a un lien avec l’activité professionnelle, elle peut être refusée si elle est jugée démesurée :
- nuitée dans un hôtel de luxe alors qu’un hébergement standard suffisait,
- repas gastronomique sans client ou sans validation,
- trajets en première classe ou business sans nécessité.
Un principe de proportionnalité s’impose. Cela permet de protéger votre entreprise sur le plan fiscal et d’assurer l’équité entre les employés.
Les frais sans justificatifs
Il est parfaitement légitime de refuser un remboursement si aucun document n’est fourni. En cas de contrôle, l’absence de preuve rend la dépense non déductible et peut générer des redressements. Il est donc crucial d’exiger :
- tickets de caisse, factures originales,
- mentions claires de la date, du montant, de la TVA et du fournisseur.
Les dépenses déjà couvertes par un avantage
Un employé qui dispose d’une voiture de société avec carte carburant ne peut pas prétendre au remboursement de frais de déplacement pour son véhicule personnel. Il en va de même pour l’internet à domicile, les téléphones ou les outils déjà fournis par l’entreprise.
Conclusion
Tous les frais engagés par un employé ne doivent pas être remboursés. En tant qu’employeur, il est dans votre intérêt de fixer des limites claires, tant pour des raisons de gestion interne que pour rester conforme aux exigences fiscales. Une politique bien pensée et bien communiquée protège à la fois votre entreprise et vos collaborateurs.
